ホテルオークラ東京での結婚式。当日まで準備の流れ<後編>

202_344結婚式って終わってみるとさっぱりした気持ちになりますが、準備の時は気を使うし、緊張するし、とても大変ですよね。

今回は結婚式をオークラで挙げると決まってからの準備第2回目です。

ホテルオークラ東京での結婚式準備の様子をまとめています。

前編はこちら(ホテルオークラ東京で結婚式を挙げると決まってからの準備①)。



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挙式の2ヶ月前:第2回打合せ(装花の打合せ、招待状の受領、司会者の決定)

装花の打合せ(第1回)

ホテルオークラ東京で装花担当者と打ち合わせをしました。

装花は、日比谷花壇ジェーンパッカーという2社が提携しており、我々はジェーンパッカーを選びました。2社とも値段としてはほとんど変わりませんが、アイテム相談会でのブースの雰囲気や特典の多さが気に入りました。

女性の担当者で、我々の話を一生懸命聞いてくれる素敵な方でした。会場のテーブルクロス等の配色との組み合わせも考慮しながら、予算等もしっかりと考慮して一緒に親身になって検討してくれました。

一週間ほどでイメージを絵にして送付していただきました。ざっくりですが、会場のイメージが想像出来るとさらに話が進むのでよいと思いました。

招待状の受領、送付

招待者リストと選んだテンプレートにそって招待状を印刷してもらい、第2回打合せで納品していただきました。

ホテル側で用意いただけるのは、招待状の印刷、封筒宛名の筆書きまでです。封筒、招待状、挙式会場の案内図、披露宴会場の案内図、返信用ハガキがセットになっており、宛名を確認しながら、自分たちで封筒づめをします。

間違いが許されないのでとても緊張しました。。

しかし、それでもお渡しした招待者リストの中で、親戚の名前を間違えており、後程謝りのご連絡をすることに。。。

最後に、事前に購入しておいた慶事用の切手を貼って、まとめて郵便局に持っていきます。

92円切手が封筒用で、52円切手が返信用はがき用です。

郵便局でそのように伝えれば簡単に買うことができます。

司会者の決定

司会者はホテルオークラが提携している業者の中から選びました。業者も複数のプロダクションが存在し、ざっくばらんに何人か候補となる司会者のDVDを見せて頂き、そこから選びました。

どの方もプロとして素晴らしい方ばかりでしたが、それぞれ声質に特徴があり、同じ文章を読んでもこれほどもまでに印象が違うのかと、とても驚きました。

我々は上品で落ち着いた声色の女性の方を選択しました。当日も素晴らしい進行で想像通りの方だったので、とても良かったです。

挙式の1ヶ月前:招待状の返信期限

さて、そうこうしているうちに式の1ヶ月前となると、招待状の返事のハガキが返送されてきます。

会社の方には出来るだけ手渡しで招待状をお渡ししましたが、早い人はその場で書いて返事をいただいた方もいました。もちろん事前に出席の可否を確認してから招待状を送ってますので、当然参加の返事がくるのは分かっているのですが、やはりハガキでしっかり返ってくると嬉しく思います。

今度、自分が結婚式に招かれる機会があったら、ちゃんとすぐに返事を出そうと身にしみて感じました。。。

全員から出席の返事をいただき、特に問題なく準備は進みましたが、当日は急病で欠席の方が出てしまいました。なかなか全てがうまくいくことは難しいですね。。。

挙式の1ヶ月前:3回目の打ち合わせ(装花と司会進行の相談。引き出物決定)

さて、3回目の打ち合わせです。かなり詳細が決まってきます。

装花担当者との打ち合わせ(2度目)

送付してもらったイメージ図をもとに更に内容を詰めていきます。

使いたい花が季節外れで入荷できないことから、花の種類を変えてもらったり、花を入れる器、ベタルの有無などを決めました。あとは、ブーケのデザインも多少変更を依頼しました。

加えて、披露宴の最後に両親へ渡す花束についても話しました。見栄えがするように大きく、華やかな花を使ってもらうようにしました。

ウェディングフェアやアイテム相談会の特典により、ブーケ・ブートニアは無料にしていただきました。また、器の下に置く鏡、フェイクペタルもセットにして無料でつけていただきました。

装花については、ゲストテーブル1つにつき7000円前後で、新郎新婦が座る高砂は1万円前後でしたが、結果的にはケンジントンテラスの面積が小さいということもあり、十分な華やかさがありました。

司会者との打ち合わせ(1度目)

前回、お願いした司会者の方と打合せを行いました。

司会者とは進行の確認がメインになります。進行表はテンプレートがありますので、その空欄をうめていく形で打ち合わせは進みます。

例えば、以下のような項目を進行表にそって決めていきます。

  • 新郎新婦のウェルカムスピーチを行うのか
  • 新郎新婦のプロフィール紹介は司会者が言うのか、お互いが紹介し合うのか、インタビュー形式とするのか
  • ケーキカットをいつにするのか
  • ファーストバイトをやるのか
  • 主賓のあいさつや乾杯の言葉はどなたにお願いするのか
  • お色直しは実施するか
  • お色直しの中座は誰とするのか
  • キャンドルサービスのようなテーブルを回るあいさつは行うか
  • スライド上映は行うか
  • 新婦から新婦母への感謝の手紙は読むか

その場で確定する必要はないですが、事前にカップルで話し合って決めておいた方が良いかもしれませんね。

我々は上記のものに加えて、新郎新婦のウェルカムムービー上映、新郎新婦から両親へのサプライズプレゼントをやりたいということでお願いをしました。

お色直しは、挙式が神社だったので、和装の後に洋装を着ました。時間もお金もかかりましたが、とても良かったです。

プロフィール紹介は、経歴部分だけ司会者に紹介していただき、馴れ初め以降はインタビュー形式で行いました。全て司会者の方に説明頂くより、我々の人柄をわかってもらうのにとても良かったと思います。

再度、入場からお色直しの中座・再入場から最後の退場までの流れを通してシミュレーションをし、式の進行のイメージを共有します。

司会者の方は、さすがプロといった感じで、何か想定外のことが起こっても、アドリブで対応してくれそうなので頼もしいと感じました。

引き出物の個数確定

挙式の1ヶ月前ということで引き出物を発注する必要があります。

当初希望していた品物の在庫がないということで、オークラの担当者の方と何度もメールでやりとりしながら、洋食器・お菓子のセットを何パターンか作成し、出席者ごとに振り分けました。

スピーチをお願いする方々には洋食器のグレードを上げ、鰹節を加えて用意しました。

映像・音響スタッフとの打合せ

我々は全て自作の映像を流そうと思ってましたので、当日の映像を担当するスタッフと打合せを行いました。まず粗々で作成した試作DVDを再生していただき、どの箇所が見えないとか、映像同士の間隔をこうしてほしいといった、当日問題なく再生できるかどうかのアドバイスをいただきました。

また、BGMとして再生する音楽についても、どのタイミングでどの程度の長さの音楽が必要なのかをアドバイスしてもらいました。

挙式の3週間前:4回目の打ち合わせ(装花と司会進行の最終確認、座席表の決定)

最後の打ち合わせは最終確認です。

装花担当者との打ち合わせ(3度目)

ほぼほぼ最終確認で特に修正箇所もなく、宜しくお願いしますとお伝えすることくらいでした。

デザイン画だけだと分からない部分もあると思いますが、ここまで来たらもう担当者を信じるのみ。

配席表の決定

最終打合せが式の三週間前ということでしたので、ここで座席表についての説明がありました。席次の序列やルールなどを教えていただき、その後はメールにて担当の方とやりとりをしました。会社の先輩や両親にも確認をとりながら、最終的な配席を決定しました。

我々の会場のレイアウト上、 主賓席が高砂の前に存在し、新郎新婦の主賓が同じテーブルになるということがこの時点で判明し、当初考えていたレイアウトから改めて練り直すことになりました。

最終的には、主賓テーブルもお互いのゲストが仲良くなって盛り上がっておりましたので、結果的には良かったかなと思っております。

 映像・音楽の決定

映像や音楽を実際に流して、リハーサルという感じで打合せを行いました。音楽はいきなりサビを再生するのか、流しっぱなしにするかなど、曲ごとに決めていきました。

映像については最終的に修正が必要な箇所が出てきたので、式三日前まで編集作業を行い、DVDを担当者にお渡しする形で対応しました。

最終打合せも終わり、いよいよという感じでしたが、その後も色々決まっていないこともあったので、前日まで担当の方とメールのやりとりを続けました。

さてさて、そんなこんなで式の当日を迎えるわけですが、その様子はまた別の記事にしたいと思います。


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