ホテルオークラ東京での結婚式。当日まで準備の流れ<前編>

IMG_3815なにはともあれホテルオークラ東京で結婚式を挙げることしました。

もちろん初めての経験で、かつ早々に担当のウェディングプランナーがご異動されてしまい、どのようにして準備するのか最初は不安でしたが、新たに担当頂いた若さ溢れるウエディングプランナーのおかげで楽しく進むことが出来ました。



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披露宴までの全体の流れを整理

  • 6ヶ月前:式場見学
  • 5ヶ月前:ウェディングフェアに参加、契約
  • 4ヶ月前:神社第1回打ち合わせ、結婚指輪を購入
  • 3ヶ月前:オークラ第1回打ち合わせ、ウェディングアイテム相談会
  • 2ヶ月前:オークラ第2回打ち合わせ、神社第2回打ち合わせ
  • 1ヶ月前:オークラ第3回打ち合わせ
  • 20日前:オークラ最終打ち合わせ、神社最終打ち合わせ
  • 2日前:諸々の持ち込み品(ウェルカムボード、DVD等)を搬入

ウェディングプランナー、装花(会場の花の装飾)担当者、司会者と合計で4回の打ち合わせがあります。我々はちょうど本館が解体される時期でしたので、館内で神前式の挙式を行うことができず、「日枝神社」にて挙式を挙げました。その神社との打ち合わせが別途2回ほどありました。

打ち合わせごとに宿題を提出していくような形で準備が進んでいくので、分かりやすいです。我々は式場をホテルオークラに決めて契約を結んでから挙式までの準備期間が5ヶ月でした。

以下、オークラに関して詳細をお伝えします。(神社については別記事にて)

式場見学〜契約まで

式場見学

初めはインターネットから式場見学を申し込みました。それほど大人数をお呼びする想定ではなかったので、「ケンジントンテラス」を見学させてもらいました。その際の感想は、前回記事(結婚式会場を「ホテルオークラ東京」に決めた3つの理由。)を参照。

ウェディングフェアに参加→挙式の申し込み

式場見学の際は他の式場と悩んでいる旨を伝え、その後にオークラの料理の試食会に参加。4品くらいの料理と美味しいワインを頂きました。

その後、(若干ほろ酔い気分で笑)最終的にホテルオークラに決めたことを担当のウエディングプランナーに伝えました。

このときに、挙式の日と披露宴会場の部屋を指定して申し込みします。よって、少なくとも親族の予定をおさえて、かつおおまかな人数を把握してから披露宴会場となる部屋を決定する必要があります。

契約書やパンフレット一式を送ってもらえるので、それに署名をして渡しに行く必要があります。あとは、契約金として20万円を支払います。この20万円は内金となるので、最終的にかかった挙式・披露宴の総額から控除されます。

第1回打ち合わせ〜ウェディングアイテム相談会まで

第1回打ち合わせ

無事契約が終わって2ヶ月くらい経った後、第1回打ち合わせがあります。いきなりですが、この1回目の打ち合わせまでの宿題がいきなり山場です。これが終われば、結婚式準備の8割は終わったようなものだそう。その宿題というのが、招待状の宛先リストの作成。

以下、結婚披露宴の招待者リストを作る際の注意点です。

  • 合計で何人を呼ぶのか(部屋の広さは決まっていますが、テーブル間隔など人口密度が大きく変わります)
  • 新郎新婦側で何人ずつ呼ぶのか(バランス良く、半々が良いのでは?)
  • どんな人を呼ぶのか(親族が多いのか?職場と学生時代の友人の比率は?)
  • 小さい子供がいる友人を呼ぶのか(子供を連れてきてもOK?託児所サービスを手配する?)
  • 遠方の友人を呼ぶのか(お車代の負担が出てくる)

我々の一番の後悔は、最初から座席配置まで考えて招待者リストを考えればよかったということです。当初、担当者から会場の上限人数は教えていただいたのですが、どのような配置にするか漠然としたまま声をかけてしまったため、以下のように若干整理されてない配置となってしまいました。

  • 10人卓に11人座るテーブルができてしまった(→これは一回り大きなテーブルを入れて頂くことで対応しました。)
  • 職場と友人が混合してしまうテーブルができてしまった(→結果としては、みな和気あいあいと楽しくできたようなのでよかったです。。。)

招待者リストはエクセル作成し、ウエディングプランナーにメールで打ち合わせの前日に送りました。1週間ほどで招待状が出来上がりますので、それを遅くとも挙式の2ヶ月前までに送付する必要があります。

あとは、招待状の体裁を決めます。封筒、招待状カードの紙質やフォント、デザインは複数のサンプルの中から選べます。

その他、衣装については、打ち合わせとは別途、衣装サロンに行って試着を繰り返しながら選びます。

アイテム相談会

アイテム相談会とは、装花、音楽、写真、テーブルコーディネート、ウェディングケーキなど、結婚式に関する様々なアイテムの展示会です。

大きなホールに様々なブースが設置されており、その中を歩きながら、アイテムを決めていきます。業者はホテルオークラと提携してものに限られておりますが、複数の選択肢があるので、その中から決めていくことになります。

アイテム相談会のメリットは、各業者から直接説明を受けられることです。商品・サービスの説明も分かりやすいですし、たくさん見本も置いてあるので、自分達に合うかどうかもイメージしやすいと思います。さらに、この相談会でのみ提供される割引サービスもありますよ。

 

第2回以降は次回!


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