結婚式二次会の業者代行は絶対にオススメしない。

結婚式の二次会の幹事は、やっぱり気の置けない友人に頼むのが今なおメジャーです。

でも、親しい友人はみな仕事が忙しそうで、幹事を頼むのが気が引ける。

幹事は二次会でおしゃべりや飲食を楽しめないので、頼むのが申し訳ない。

幹事をあまり経験のない友人に任せたら、内輪ネタで盛り上がったりして一部の人しか盛り上がらなさそう。

予算を考えずに盛り上がりを最優先して結果大赤字なんてトラブルも考えられる。

…そんな風に友人に頼もうとしても、気持ちの負担を感じてしまう人って結構いらっしゃるのではないでしょうか。

我々もそうでした。

そんな時に、ふと「二次会　準備」とかで検索すると、googleの広告欄に出てくる「我々が二次会幹事代行します！」の文字。

この二次会代行業者、調べてみると結構な数があります。

うーん、頼んでみようかな。そう思ってはみるものの、まだまだ一般的ではない二次会幹事代行サービス。

業者使うのって実際どうなの？っていう気持ちも分かります。

例えばプロの司会に頼んで、あの新郎新婦友達いないのかなと思われるのも嫌だし、テンプレートにハマったような進行や演出をされてしまったら、ゲストの人に楽しんでもらえないのではないか、みたいな心配もありますよね。

実際のところ、一度きりしかない結婚式なので、友人に幹事を全てを任せるか、幹事代行してもらうか、どっちが良いかは比較はできません。

ただ、私たちは結婚式の二次会を幹事代行業者に頼んでみて、酷い目にあったので、あんまりオススメしたくありません。

今回は、我々の経験を踏まえて、二次会代行サービスについて、ご参考まで簡単にご紹介しておきたいと思います。

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都内の代表的な二次会幹事代行会社

• 2次会くん
• 2次会チャンネル
• 2次会プランナー
• 2次会レリッシュ
• プラチナWeddingスタイル
• 2次会エンジェル
• ティアラ
• 2次会ジェンヌ
• 2次会ワールド
• アンフェスタ
• バトゥート
• 2次会サポーターズ
• 2次会向上委員会
• ヴェルニウエディング
• パーティーパーティ

などなど、検索して出てきたものを列挙してみましたが、星の数ほど出てきます。このビジネスは結構儲かっているんでしょうか。

二次会幹事代行のサービス内容

• 「会場紹介」
• 「専属プランナー」
• 「プログラム制作」
• 「予算管理」
• 「プロ司会者派遣」
• 「音響・BGM制作」
• 「映像演出制作」
• 「ゲームアプリ制作」
• 「ゲーム景品手配」
• 「会場備品貸出」
• 「釣り銭準備」
• 「案内メール制作」
• 「ウェルカムボード制作」
• 「受付スタッフ派遣」
• 「荷物運搬」

などなど、基本プランはそれぞれの会社で違うみたいですが、幹事がやらなければならない業務は、ほぼ網羅しているといってよいでしょう。

これ以外にかかる費用は、飲食代を含む会場費。

会場費がひとり6,000円、参加総数が100名だとすると、総額は50万円。会費を8,000円と設定すれば、会費の総額は80万円。会費から会場費を引いた20万円のうち、代行業者に支払う基本料金は、7～8万円程度が相場。追加のオプションプランで4〜5万円を使い、残りはチェキフィルムやギフト、ケーキ、花束など実費精算分というイメージでしょうか。

ざっくりこういう内訳になっているため、「新郎新婦の持ち出しは不要！」と宣伝している業者が多いようです。

二次会幹事代行の注意点

会場の提携店舗のみ利用可の場合も

サービスの中に「会場紹介」とありますが、会場については業者の提携店舗しか受け付けてくれないという場合があります。すでに希望の会場がある場合は、それでも大丈夫なのかの確認が必要ですよ。

また逆のパターンで、希望の会場が業者の提携先だった場合、その会場と直接やりとりすることは出来ず、二次会業者を通さないと利用できないこともあります。我々はこのパターンで、会場を使いたいがために二次会業者を利用することになりました。

場合によっては「幹事」を立てる必要あり

幹事代行サービスといっても、結構程度には違いがあって、あくまで友人が幹事でその補佐を業者がするというものと、全て業者が二次会を取り仕切るものがあります。

プランニングや打合せ等の幹事補佐は無料というところが多いと思います。なので、会場と二次会業者が提携していたとしても、特に二次会業者のサービスを頼まないということもやろうと思えば出来ます。

幹事補佐のサービスが主体の場合は、友人等に幹事を頼む必要があるということです。

私が二次会幹事代行をオススメしない最大の理由

上記のようなサービスを格安で受けられるなんて意外と二次会代行業者っていいんじゃないの？とお思いのあなた。

すごい数の二次会代行業者がいるということは、確かに多くの人が二次会代行を利用しているということなのだと思いますが、すでに二次会代行がレッドオーシャン化していることにお気づきでしょうか。

とにかく値段を安くして、顧客を取りに行っている業者が多いということです。

二次会幹事代行業者は、今や顧客獲得のためには泥もすする状態で無理をして安価なサービスを提供している状態なのです。そして、その「安さ」は当然、サービスの質に跳ね返ってくるわけであります。

我々が頼んだ会社について

我々の状況を簡単にご説明したいと思います。

本当は会社名まで出したいところですが、諸々のトラブルも解決したということで、名前は伏せた形にします。

• 会場と提携した二次会代行業者と契約（希望の会場が代行業者の提携先だったため）
• プログラム作成、見積り書作成は無料で実施
• ゲームアプリ制作や映像制作はオプションだったが、依頼
• ゲーム用小道具、チェキ、イーゼル等は全て無料貸し出し
• サービス料は全て会費内でまかなう（新郎新婦の持ち出しなし）
• 幹事は別に立ててほしいとのことで、新郎友人に幹事を依頼
• ゲーム、映像演出以外の余興はすべて幹事側で準備

こんなところでしょうか。はじめは業者を入れることに戸惑いもありましたが、幹事の負担が軽くなると思ってこのような形としました。

二次会業者の問題点

とにかくその業者は圧倒的人手不足が伝わってくる感じでした。

我々の担当としてついてくれたプランナーは、メールは深夜に届くし、打合せでは、じんましんが出ながら死にそうな声で話すし、完全に疲れ切っている状態でした。

実際、打合せブースには、8組くらいのテーブルがあるのですが、とめどなく色んな幹事が訪れており、常に満杯。かなりの盛況ぶり。でも、担当者はかなり少ない。そんな状態なので質のよいサービスを受けられるわけもなく、質問のメールをしても帰ってこない、見積りがかなり遅れて届く等、かなり壊滅状態。

会場のことを質問しても回答がないので、進まない二次会プログラムの計画。溜まるストレス。イライラのせいで、他の準備もなかなか順調に進まないことに。

極めつけは、提携先の会場と二次会業者の連携不足。

我々の場合、プチギフトや二次会のサプライズ演出で使う諸々の道具等、準備物が多かったので、「前々日に直接会場に郵送します」と事前に二次会業者の担当者にお伝えしてあったのですが、当日に行ってみると、まさか、送った荷物がない。

幹事の友人達は披露宴にも出席してもらっていたので、そのことに気付いたのは、2次会開場の1時間前。

「ヤバいことになってる。」と友人から電話が来たのは、新郎新婦が披露宴の余韻に浸りながら会場で写真を撮っている時でした。

事前に送ったプチギフトは紛失。しかも、新郎のサプライズ演出で作った新婦へのプレゼントもなくなっている。

急いで二次会業者に電話し、激怒。

代わりのプチギフトを急遽、２次会終了前に調達してもらい、進行上はことなきを得ましたが、「新婦へのサプライズプレゼントの紛失」は致命的。

というのも新婦のお母さんと共同で作った手作りプレゼントで代用品がなかったからです。

仕方なく、見せかけの箱を新婦に渡し、見かけ上の体裁を整えることにして、なんとか場を乗り切りました。。。

二次会終了後に、二次会業者を再び激怒。せっかくの大切な1日だったのに、その後、責任者を呼び出してのすったもんだの大騒ぎになってしまいました。

その後、問いただすと二次会業者の大チョンボの原因は、

我々の荷物が会場に前々日に届く。

↓

荷物の管理が悪く、他のパーティの荷物と判別がつかなくなる。

↓

誤って他のパーティの幹事に荷物を渡してしまう

↓

なくなる

というハイパー初歩的ミス。

そのことが当日まで把握できておらず、二次会業者が会場とちゃんとコミュニケーションがとれていなかったことも問題。

その後、誤って荷物を渡された幹事の方が気付いて、手作りのプレゼントはなんとか無事に手元に帰ってきましたが、プチギフトは捨てられてしまっていました。。。

幹事にも迷惑をかけたし、当日の進行もハラハラしっぱなしで、一生に一度の結婚式でこんなに目に合わなければならないのかと思うと、今でもとても悲しい気分になります。

オプション料金だったゲーム演出や映像演出はそれなりのクオリティだっただけに本当に残念です。。

結論：二次会業者に頼んでも、幹事の負担はそんなに解消されない

会場選びにはじまり、参加者への招待メール送付、ゲームの景品手配、当日の司会と、二次会幹事の仕事は多岐にわたります。幹事を依頼された人は、貴重な休日が煩雑な業務で忙殺されてしまうことも珍しくありません。「そんな負担を、まるごとプロの業者に任せられる」というのが、二次会業者の売りです。

業者はプロですから、二次会の演出や進行に慣れています。演出の内容もとてもこなれていて、素人が手探りで運営するよりも、スムーズかつスタイリッシュな二次会になるという一面も当然あります。

でも、結局まかせっきりには出来ません。担当者は何十という案件を抱えながら仕事をしていますし、どこまでリソースを割いて対応してくれるか分かりません。

なにか会場について確認したいことがあっても、その業者を通さなければならない。でも忙しくてその答えが返ってこない。溜まるイライラ。そして、結果として、今回のような業者側の大チョンボにつながってしまうことだってあります。

また、業者を通すことで「結局は料金が高くなってしまった」といったようなことにもつながります。業者との打ち合わせがままならなかった場合、予算管理をしているのは業者なので、ぎりぎりまで予算が読めないことだってあるからです。

今回は、たまたま我々が頼んだ業者が悪かっただけかもしれません。

ですが、同様の値段で引き受けている業者は、きっと大体似たようなものだと思います。

結果的にこの業者を通すことで幹事にも大きな負担をかけることになってしました。余計なところで業者に頼むくらいだったら全て自分たちでやればよかったと思います。

今回の件で、やっぱりなにより信用できるのは、安さや効率ではなく、大切な時間を割いて、気持ちを込めて対応してくれる友人なのだと実感しました。

皆さんも、こうした悲しい出来事を生まないように、仮に二次会代行業者に頼むにしても、業者を過信することなく、自分の身は自分で守る気持ちを忘れずに準備を進めて頂ければと思います。